Instituído pelo Ajuste SINIEF 21/2010, o MDF-e é um documento digital que agrupa os CT-e ou as NF-e de uma viagem. Enquanto a NF-e documenta a mercadoria e o CT-e documenta o serviço de transporte, o MDF-e documenta a viagem: veículo, condutor, percurso e cargas a bordo. O DAMDFE, sua versão impressa simplificada, acompanha o veículo e permite a consulta pela chave de acesso, de 44 dígitos. Com ela, o fiscal consulta o manifesto online em poucos segundos.
O MDF-e é o manifesto eletrônico que reúne os documentos fiscais de uma viagem. Veja quando ele é obrigatório, o que precisa conter, os eventos de encerramento, cancelamento e inclusão de condutor e as penalidades para quem viaja sem ele.
Um caminhão pode levar dezenas de notas fiscais e CT-e na mesma viagem. Para a fiscalização saber rapidamente o que está no veículo, por onde ele passa e quem dirige, existe o MDF-e, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.
Ele é emitido antes da saída e encerrado no fim da viagem. Veja como funciona.
O que é o MDF-e
Quando é obrigatório
A transportadora emite o MDF-e nas viagens em que leva cargas acompanhadas de CT-e. Quem transporta carga própria com nota fiscal também pode ser obrigado, especialmente em operações interestaduais. As regras para operações dentro do mesmo estado variam conforme a UF, por isso vale confirmar com a contabilidade e com a Secretaria da Fazenda local.
O manifesto deve refletir a viagem real: se a carga for dividida entre veículos, cada veículo precisa de um MDF-e próprio, com os documentos que realmente leva.
O que o manifesto precisa conter
- placa do veículo e dos reboques e o RNTRC do transportador;
- nome e CPF do condutor;
- UF de início e de fim, UFs de percurso e municípios de carregamento e de descarregamento;
- chaves de todos os CT-e ou NF-e transportados;
- dados do seguro da carga: responsável, seguradora, apólice e averbação;
- quando exigidos, CIOT, vale-pedágio e dados do pagamento do frete.
Encerramento, cancelamento e troca de condutor
O encerramento é feito ao fim da viagem, no último ponto de descarga. Sem ele, a emissão de novos manifestos para o mesmo veículo pode ser bloqueada. O cancelamento só é aceito em prazo curto após a autorização (em geral, 24 horas) e antes de a viagem começar.
Se o motorista mudar no caminho, registra-se o evento de inclusão de condutor. Cargas coletadas durante o percurso podem ser acrescentadas com o evento de inclusão de documento fiscal.
Exemplo de uma viagem
Uma transportadora sai de Belo Horizonte (MG) com 12 CT-e para entregar em Vitória e em Cachoeiro de Itapemirim, no Espírito Santo. Antes da saída, emite um MDF-e com UF de início MG e UF de fim ES, os municípios de descarregamento, as chaves dos 12 CT-e, a placa, o condutor e os dados do seguro.
Se o motorista for trocado no caminho, a transportadora registra a inclusão do novo condutor. Depois da última entrega, em Cachoeiro, encerra o manifesto. Se a mesma carreta seguir carregada com novos CT-e para o Rio de Janeiro, emite um novo MDF-e para essa viagem.
Penalidades
- multa fiscal, com valores definidos por cada estado;
- retenção do veículo e da carga até a regularização;
- autuação também do contratante, conforme a legislação do estado;
- bloqueio de novas emissões enquanto houver manifestos sem encerramento.
Além da multa, a carga parada gera custo de estadia, atraso na entrega e desgaste com o cliente, o que muitas vezes pesa mais que a própria autuação.
Como evitar problemas
Use emissor integrado ao sistema de CT-e, confira placa, condutor e percurso antes de transmitir, encerre cada viagem no mesmo dia da última entrega e monitore manifestos em aberto. Antes da saída, compare a lista de documentos do manifesto com o romaneio da carga: um CT-e que ficou de fora é causa frequente de problema na fiscalização. Para o embarcador, vale pedir à transportadora o número do MDF-e junto com o CT-e. Veja os erros mais comuns que geram rejeição e o checklist do CIOT.
Conclusão
O MDF-e reúne os documentos da viagem e precisa ser emitido antes da saída e encerrado no fim do trajeto. Com dados corretos de veículo, condutor, percurso e seguro, a carga passa pela fiscalização sem retenção.
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