DANFE: o que é, para que serve no transporte e a diferença para a NF-e

O que significa a sigla

DANFE quer dizer Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Ele foi criado pela cláusula nona do Ajuste SINIEF 07/2005 com duas funções: acompanhar o trânsito das mercadorias que têm NF-e e facilitar a consulta da nota pela internet. O leiaute dele, ou seja, o desenho com os campos e a posição de cada informação, é definido no Manual de Orientação do Contribuinte (MOC) do Portal da NF-e.

O DANFE não é a nota fiscal

A NF-e é um arquivo digital, assinado pelo emitente com certificado digital e autorizado pela Secretaria da Fazenda do estado. O DANFE é só a versão impressa que representa esse arquivo. Ele não substitui a nota: serve para que quem está com a carga nas mãos (motorista, conferente, fiscal ou destinatário) identifique a operação e consiga localizar a NF-e original pela chave de acesso.

Por isso, um DANFE bem impresso não garante nada sozinho. O que vale é a nota estar autorizada. O próprio Ajuste diz que o DANFE só pode ser usado para transitar com a mercadoria depois da concessão da Autorização de Uso da NF-e, e que o número do protocolo dessa autorização deve sair impresso no documento, salvo nos casos de contingência previstos na norma.

A tabela resume como os dois documentos se comparam:

Em resumo, a NF-e é a nota, e o DANFE é o espelho impresso dela que viaja com a carga. Quando alguém pede "a nota" na coleta, normalmente está pedindo o DANFE em papel e, para a cotação e a emissão dos documentos do frete, o arquivo XML ou a chave de acesso.

Acompanhar a mercadoria no trajeto

A primeira função do DANFE é acompanhar fisicamente a carga. Segundo o Ajuste SINIEF 07/2005, o DANFE usado no trânsito de mercadorias é impresso em uma única via, em papel (exceto papel jornal), no tamanho mínimo A4 e máximo ofício 2. Se houver carimbo de fiscalização durante o trajeto, ele deve ser feito no verso do documento.

Consulta pela chave de acesso e pelo código de barras

A segunda função é permitir a consulta da nota. Todo DANFE traz a chave de acesso, uma sequência de 44 dígitos que identifica a NF-e de forma única, e um código de barras com essa mesma chave. Com ela, qualquer interessado consegue consultar a nota no Portal Nacional da NF-e ou no site da Secretaria da Fazenda do estado do emitente. A norma prevê que essa consulta completa fique disponível por pelo menos 180 dias depois da autorização.

Conferência na coleta e na entrega

Na coleta, o DANFE é a referência que a transportadora usa para conferir a quantidade de volumes, o peso e o destinatário antes de carregar. Na entrega, o destinatário confere a mercadoria contra o documento. O Ajuste também determina que o destinatário verifique a validade e a autenticidade da NF-e e a existência da Autorização de Uso, e a consulta pela chave é o caminho para isso.

Quando a mercadoria não é entregue e volta ao remetente, o DANFE ganha mais uma função: o emitente deve guardar, pelo prazo da legislação tributária, o DANFE que acompanhou o retorno com o motivo anotado no verso. Por isso vale orientar quem recebe a devolução a não descartar o papel.

O leiaute completo está no MOC, mas os blocos que mais importam para quem envia carga são estes:

• Emitente: nome e endereço de quem vendeu ou enviou a mercadoria.
• Chave de acesso, código de barras e protocolo de autorização: os dados que ligam o papel à NF-e autorizada.
• Natureza da operação: se é venda, remessa, devolução, transferência e assim por diante.
• Destinatário: nome e endereço de entrega, que precisam estar completos para a coleta ser programada.
• Transportador e volumes transportados: quem leva a carga, a modalidade do frete, a quantidade de volumes, a espécie (caixa, palete, fardo), o peso bruto e o peso líquido.
• Produtos e valores: descrição dos itens, quantidades, valores e impostos da operação.
• Dados adicionais: informações complementares do emitente.

Para a transportadora, o quadro de volumes é o que mais pesa na operação. É ali que aparecem a quantidade de volumes e os pesos que vão ser comparados com a carga real na doca. Se você quer entender esses dois campos a fundo, veja o guia sobre peso bruto e peso líquido na nota fiscal.

O DANFE padrão é impresso em folha A4 ou maior. O Ajuste SINIEF 07/2005 permite uma versão menor, chamada DANFE Simplificado, em hipóteses específicas. A principal delas é a venda ocorrida fora do estabelecimento: nesse caso, o DANFE pode ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal, em tamanho inferior ao A4, seguindo as definições do MOC.

A norma também prevê, desde agosto de 2026, o "DANFE Simplificado Tipo 2", para quando o contribuinte opta por emitir uma NF-e em operações em que caberia uma NFC-e (a nota fiscal de consumidor). Fora dessas hipóteses, vale o DANFE no formato completo.

Para quem despacha carga de empresa para empresa, o mais comum é o DANFE completo. Como as regras do formato simplificado mudam com novos ajustes, a decisão sobre qual versão usar deve ser confirmada com o contador ou com o responsável fiscal da empresa, sempre com base no texto atualizado do Ajuste e do MOC.

Uma carga despachada com transportadora costuma envolver três documentos eletrônicos, cada um com um responsável:

• NF-e e DANFE: emitidos pelo remetente ou vendedor da mercadoria. Registram a operação de venda ou remessa.
• CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico): emitido pela transportadora. Registra a prestação do serviço de frete e referencia a NF-e da carga. Ele também tem um documento auxiliar impresso, o DACTE. Veja mais no guia sobre o que é o CT-e e quando emitir.
• MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais): emitido pela transportadora para a viagem. Reúne os documentos das cargas que estão no mesmo veículo. Entenda no post sobre o que é o MDF-e.

Na prática, o embarcador entrega a carga com o DANFE e informa a chave de acesso ou o XML. A transportadora usa esses dados para emitir o CT-e e o MDF-e. Se a NF-e estiver errada, o erro passa para os documentos do frete, e a correção fica mais trabalhosa depois que o caminhão sai.

Aqui na Zurcad, antes da coleta, pedimos foto da carga, nota fiscal e declaração. Isso evita surpresa de medida e de valor no dia do embarque. Depois, toda carga recebe etiqueta e relatório fotográfico, e o cliente acompanha a viagem por um link de rastreamento.

Antes de liberar a carga para a transportadora, vale conferir estes pontos no DANFE:

1. A NF-e está autorizada. O DANFE precisa ter o número do protocolo de autorização. Na dúvida, consulte a chave de acesso no Portal da NF-e.
2. Peso e volumes batem com a carga. Conte os volumes e confira se o peso bruto da nota corresponde à carga pronta, com embalagem e palete. Lembre que o frete considera o maior entre o peso real e o peso cubado, como explicamos no guia de cubagem no transporte rodoviário.
3. Endereço do destinatário está completo. Rua, número, complemento, bairro, cidade e CEP evitam entrega frustrada e reentrega.
4. A nota está dentro do prazo. Na Zurcad, a NF-e vale até 30 dias para o transporte. Detalhes no post sobre validade da nota fiscal para transporte.
5. Os dados do transportador estão certos. Se a transportadora já foi definida, o quadro de transportador deve trazer os dados dela e a modalidade do frete correta.
6. Há um DANFE para cada nota. Uma carga com várias notas precisa de um DANFE por NF-e, todos junto com os volumes correspondentes.

Para revisar o restante da documentação, use o checklist de documentos antes do caminhão sair. E se a carga é pequena e vai dividir o veículo com outras, o DANFE de cada remetente identifica os volumes no frete fracionado. Se ainda está decidindo o tipo de frete, veja quando escolher frete lotação ou fracionado.

O DANFE é a mesma coisa que a nota fiscal?

Não. A nota fiscal é a NF-e, um arquivo digital autorizado pela Secretaria da Fazenda. O DANFE é o documento auxiliar impresso que representa essa nota, acompanha a mercadoria e permite consultá-la pela chave de acesso.

O DANFE precisa acompanhar a mercadoria no transporte?

Sim. O Ajuste SINIEF 07/2005 instituiu o DANFE justamente para acompanhar o trânsito das mercadorias com NF-e, e ele só pode ser usado para isso depois que a nota recebe a Autorização de Uso.

Posso enviar o DANFE em PDF ou ele precisa estar impresso?

Para acompanhar o trânsito da mercadoria, o Ajuste SINIEF 07/2005 prevê o DANFE impresso em papel, em uma única via, no tamanho mínimo A4, com exceções específicas como o DANFE Simplificado. O PDF ajuda a compartilhar a nota com o cliente e com a transportadora, mas o papel deve seguir com a carga. Casos particulares devem ser confirmados com o contador.

Como consultar uma NF-e pela chave de acesso do DANFE?

Copie os 44 dígitos da chave de acesso impressa no DANFE, ou leia o código de barras, e faça a consulta no Portal Nacional da NF-e ou no site da Secretaria da Fazenda do estado do emitente. A consulta mostra se a nota está autorizada.

O que fazer se o peso do DANFE não bater com o peso da carga?

Avise antes da coleta. Se o peso da carga for diferente do informado, a cotação pode ser recalculada, porque o frete considera o maior entre o peso real e o peso cubado. A correção da nota deve ser feita com a orientação do contador, e a cotação deve ser refeita com o peso e as medidas reais.